Загальна інформація про виготовлення, видачу та облік дублікатів документів про вищу освіту

Диплом та додаток до диплому – це важливі документи для кожного випускника.

І. Загальна інформація про виготовлення, видачу та облік дублікатів документів (дипломів та додатків до дипломів) про вищу освіту (науковий ступінь)

1. Документи (дублікати документів) про вищу освіту (науковий ступінь) виготовляються закладами вищої освіти з дотриманням чинного законодавства.
2. Інформація, що відтворюється в документах (дублікатах документів) про вищу освіту, формується з ЄДЕБО на підставі відповідних замовлень закладів освіти на формування інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту; повторної інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту; інформації, що відтворюється в дублікатах документів про вищу освіту, відповідно до Переліку обов’язкової інформації, яка повинна міститися в документах про вищу освіту (науковий ступінь), затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 9 вересня 2020 р. № 811.
3. Дублікат документа про вищу освіту виготовляє та видає заклад освіти за письмовою заявою особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту, що подається нею особисто або через уповноваженого представника до закладу вищої освіти, що видав документ про освіту.

Дублікат документа про вищу освіту виготовляється за формою, чинною на дату видачі дубліката. У правому верхньому куті дубліката документа про вищу освіту, крім дубліката, що виготовляється відповідно до підпункту 5 пункту 1 розділу V, заклад освіти проставляє друкарським способом відмітку «Дублікат/Duplicate».

У дублікаті додатка до документа про вищу освіту відтворюється інформація, отримана з таких (одного або декількох) джерел:

• архів закладу освіти;
• ЄДЕБО;
• залікова книжка, у якій міститься інформація про виконання особою освітньої програми закладу освіти та проходження атестації;
• засвідчена в установленому порядку копія первинного додатка до документа про вищу освіту, дублікат якого замовляється;
• офіційний лист відповідного компетентного органу, у якому підтверджено факт проставлення штампа «Apostille» або вчинення консульської легалізації, та у разі наявності – копії первинного додатка до документа про вищу освіту, дублікат якого замовляється.

4. Видачу дублікатів документів про вищу освіту заклад освіти здійснює протягом двадцяти календарних днів з дати отримання заяви від особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту.
5. Документи про вищу освіту (дублікати документів) видаються випускникам або уповноваженим ними особам відповідно до законодавства:

• Порядок замовлення на створення інформації, що відтворюється в документах про вищу освіту, та обліку документів про вищу освіту в Єдиній державній електронній базі з питань освіти, затвердженого наказом Міністерства освіти і науки України від 06.03.2015 №249;
• наказ Міністерства освіти і науки України від 25.01.2021 р. №102 «Про затвердження форм документів про вищу освіту (наукові ступені) та додатка до них, зразка академічної довідки».

6. Виготовлення документів про вищу освіту (дублікатів документів) здійснюється на підставі наказу керівника закладу освіти; видача документів засвідчується в журналі реєстрації виданих документів про вищу освіту підписом особи, яка його отримала.

Відповідальна особа закладу освіти вносить до ЄДЕБО інформацію про видачу документа про вищу освіту протягом п’яти робочих днів від дати його видачі, що вказана в документі про вищу освіту. У разі невидачі документа в указану вище дату з незалежних від закладу освіти причин, інформація про видачу документа про освіту вноситься в ЄДЕБО відповідальною особою закладу освіти протягом п’яти робочих днів від дати його фактичної видачі.

7. Особи отримують можливість перевірки достовірності документів про вищу освіту в Реєстрі з дня, наступного за днем внесення відповідальною особою закладу освіти інформації в ЄДЕБО про видачу документа про вищу освіту відповідно до цього Порядку.

На основі документа про вищу освіту, додатка до нього формується е-документ про вищу освіту, е-додаток з використанням Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (далі – Портал Дія) відповідно до Порядку формування та застосування е-документа про освіту, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 травня 2025 року № 508.

8. Документи про вищу освіту, в яких виявлено технічні помилки, механічне пошкодження, які були виявлені після отримання документа, інформацію про які анульовано в ЄДЕБО, крім втрачених (загублених, знищених), протягом трьох робочих днів підлягають знищенню комісією у складі не менше трьох штатних працівників закладу освіти (у тому числі відповідальної особи закладу освіти), яка складає акт про знищення документів про вищу освіту, що затверджується керівником закладу освіти.
9. Облік документів (дублікатів документів) про вищу освіту, здійснюється в Реєстрі документів про освіту.

ІІ. Замовлення, виготовлення, видача та облік документів про вищу освіту (науковий ступінь) в Центральноукраїнському державному університеті імені Володимира Винниченка (далі – ЦДУ)

1. Дублікат документа про вищу освіту працівники ЦДУ виготовляють у разі:

1) втрати, викрадення документа про вищу освіту;
2) пошкодження документа про вищу освіту, що призвело до порушення цілісності інформації;
3) якщо після внесення до ЄДЕБО інформації про видачу документа про вищу освіту виявлено помилки в інформації, що відтворюється в документі про вищу освіту;
4) невідповідності документа про вищу освіту формі (зразку), встановленій (встановленому) на дату його видачі;
5) зміни прізвища, імені, по батькові (за наявності) у зв’язку зі зміною (корекцією) статевої належності особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту;
6) неможливості встановити інформацію, що необхідна, зокрема, для підготовки документа про вищу освіту до міжнародного обігу, проставлення апостиля та/або його легалізації, через втрату, знищення чи недоступність архівів закладу освіти.

2. Дублікат додатка до документа про вищу освіту виготовляє заклад освіти у разі:

1) виготовлення дубліката документа про вищу освіту, до якого виготовлений додаток до документа про вищу освіту;
2) втрати, викрадення додатка до документа про вищу освіту;
3) пошкодження додатка до документа про вищу освіту, що призвело до порушення цілісності інформації;
4) якщо після внесення до ЄДЕБО інформації про видачу додатка до документа про вищу освіту виявлено помилки в інформації, що відтворюється в додатку до документа про вищу освіту;
5) невідповідності додатка до документа про вищу освіту формі (зразку), встановленій (встановленому) на дату його видачі.

3. Особа, яка потребує дублікат (дублікати) документів про вищу освіту, повинна обов’язково звернутися до працівника архіву університету та замовити архівну довідку, яка підтверджує навчання в ЗВО та отримання документів про вищу освіту.

Якщо особа не має копій документів про вищу освіту, необхідних для виготовлення дублікатів, також потрібно замовити й копії цих документів, які працівники університету додадуть до архівної довідки. Якщо особа з різних причин не може звернутися особисто з зазначених питань, то можна відправити повідомлення на електронну адресу університету.

4. Дублікати документа про вищу освіту виготовляються та видаються за письмовою заявою особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту, що подається нею особисто або через уповноваженого представника до закладу вищої освіти, що видав документ про вищу освіту.

5. У заяві про видачу дубліката зазначаються такі дані:

• прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), дата народження;
• найменування закладу освіти та термін навчання; факультет, спеціальність (напряму підготовки, спеціалізація), освітня програма, рівень вищої освіти, форма навчання;
• місце проживання, телефон особи, на ім’я якої було видано документ про вищу освіту;
• назва документа про вищу освіту, дублікат якого замовляється;
• підстава замовлення дубліката.

У замовлення дубліката разі за обставин виявлення фактів технічного пошкодження документа, помилок до заяви додається оригінал документа, дублікат якого необхідно виготовити. Оригінал документа підлягає технічному знищенню, про що складається відповідний акт.

До заяви додаються копії документів:

• копія паспорта;

• копія закордонного паспорта (у разі наявності);

• копія ідентифікаційного кода;

• копія попереднього документа про освіту (на підставі якого вступали до Університету);

• копія втрачених документів (у разі наявності);

• копія свідоцтва про шлюб (у разі зміни прізвища);

• газета з оголошенням про втрату документів ( додаток до диплома № серія..., видана на ім’я ... визнати недійсними через їх втрату – будь-яка місцева газета);

• квитанція про оплату поліграфічних послуг (реквізити надішлемо, документ європейського зразка виготовляє поліграфічне підприємство).
• копії інших документів, які вважаються суттєвими для отримання дубліката.

6. Відповідальна особа закладу вищої освіти протягом трьох робочих днів з дня надходження до ЦДУ заяви про видачу дубліката документа про вищу освіту отримує з ЄДЕБО, наявну інформацію про документ про вищу освіту, дублікат якого замовляється.

У разі виготовлення дубліката документа про вищу освіту за потреби відповідальна особа виправляє помилки в інформації, що міститься в ЄДЕБО про документ про вищу освіту, дублікат якого замовляється.

Якщо в ЄДЕБО немає інформації про документ про вищу освіту, дублікат якого замовляється, відповідальна особа закладу освіти, встановивши інформацію про відповідний документ та факт його видачі на підставі документів, що містяться в архівній довідці та виписці з Журналу реєстрації виданих дипломів, за потреби створює в ЄДЕБО облікову картку особи, на ім’я якої необхідно виготовити дублікат документа про вищу освіту, вносить з архівних документів до облікової картки особи в ЄДЕБО відомості та дані, необхідні для створення замовлення на формування інформації, що відтворюється в дублікаті документа про вищу освіту.

7. Замовлення на формування інформації, що відтворюється в дублікаті документа про вищу освіту, створюється закладом вищої освіти на основі інформації, що міститься в ЄДЕБО та підтверджує факт видачі документа про вищу освіту.

Якщо в ЄДЕБО немає інформації щодо документа про вищу освіту, відповідальна особа закладу освіти завантажує до ЄДЕБО скановані копії документів, що підтверджують здобуття особою відповідного ступеня (освітньо-кваліфікаційного рівня) вищої освіти або факт видачі документа про вищу освіту, якими є архівна довідка про навчання особи та виписка з журналу реєстрації виданих дипломів (титульної сторінки журналу та сторінки, на якій зроблено відповідний запис, що засвідчує факт отримання особою документа про вищу освіту).

8. До замовлення на формування інформації, що відтворюється в дублікаті документа про вищу освіту, яке створюється на підставі підпунктів 2-6 пункту 1 цього розділу, завантажується сканована копія акта про знищення документа про вищу освіту.

9. У разі створення замовлення на формування інформації, що відтворюється в дублікаті документа про вищу освіту, на підставі підпункту 6 пункту 1 цього розділу, якщо інформації про факт видачі документа про вищу освіту, дублікат якого замовляється, немає в ЄДЕБО, відповідальна особа закладу освіти завантажує у замовлення рішення суду, що набрало законної сили, про встановлення відповідного юридичного факту здобуття особою відповідного ступеня (освітньо-кваліфікаційного рівня) вищої освіти із зазначенням номера судової справи, форми та дати судового рішення або офіційний лист відповідного уповноваженого органу, яким підтверджено факт проставлення штампа «Apostille» або вчинення консульської легалізації.

10. Якщо створене замовлення на формування інформації, що відтворюється в дублікаті документа про вищу освіту, відповідає вимогам цього Порядку, результатом його обробки є передання технічним адміністратором ЄДЕБО закладу освіти інформації, що відтворюється в дублікаті документа про вищу освіту, в електронній формі, в якій зазначається вся інформація про документ про вищу освіту, що містилась у документі про вищу освіту, дублікат якого замовляється, згідно з Переліком, якщо інше не передбачено цим розділом.

11. Якщо заклад освіти замовляє формування інформації, що відтворюється в дублікаті документа про вищу освіту, для виготовлення дубліката документа про вищу освіту відповідно до однієї з причин, визначених у підпунктах 3-5 пункту 1 цього розділу, за потреби та після виправлення закладом освіти помилок в інформації про первинний документ про вищу освіту, що міститься в ЄДЕБО, відтворюється оновлена інформація.

12. В інформації, що відтворюється в дублікаті документа про вищу освіту, зазначається найменування, яке мав заклад освіти на дату закінчення його випускником. При цьому підписантом дубліката документа про вищу освіту зазначається керівник або уповноважена особа закладу освіти, який (яка) створив(ла) замовлення на формування інформації, що відтворюється в дублікаті документа про вищу освіту, із зазначенням дати видачі дубліката.

13. В інформації, що відтворюється в дублікаті документа про вищу освіту, міститься новий реєстраційний номер документа про вищу освіту.

14. Інформація про документ про вищу освіту, дублікат якого замовляється, автоматично анулюється в ЄДЕБО, у тому числі в Реєстрі, одночасно з включенням до Реєстру дубліката документа про вищу освіту. Первинний документ про вищу освіту втрачає чинність та вважається недійсним.